דיגיטציה של ארכיונים

למה זה חשוב

נייר מתבלה. דהוי, נקרע, נפגע מלחות, מאש, מזמן. ארכיון פיזי הוא נכס שערכו רק יורד. כל יום שעובר, חלק ממנו נעלם.

ובינתיים, כל עסק מחזיק שטח רצפה יקר, שעות עבודה, ואחסון חיצוני, רק כדי לשמור על מסמכים שאף אחד לא ניגש אליהם. אבל לא ניתן לזרוק אותם, כי החוק דורש לשמור.

ולמשפחות — תיעוד אישי, תמונות, מכתבים, מסמכי בית. כל אלה הם זיכרון, היסטוריה, סיפור. שמירה על נייר היא הימור על הזמן.

הפתרון

דיגיטציה תקנית, מקצועית, ובטוחה. כל מסמך נסרק באיכות גבוהה, מעובד עם זיהוי תווים אוטומטי (OCR) בעברית ובאנגלית, ומסומן כמסמך סרוק לפי תקנות מס הכנסה.

הקבצים נשמרים בפורמט PDF/A-2 — הסטנדרט הבינלאומי לארכוב לטווח ארוך. ניתנים לחיפוש, נגישים, ולא ייעלמו עם השנים.

הכל מאורגן בקטלוג דיגיטלי — לפי תאריך, סוג מסמך, ספק, ומספר זיהוי. מצא כל מסמך תוך שניות, גם אחרי עשור.

עמידה בחוק

תיקון מס' 2 להוראות מס הכנסה (2013) קובע מתי מותר להשמיד תיעוד פיזי אחרי סריקה. הדרישות מחמירות — חתימות דיגיטליות מאושרות, אדם שני שמאמת, ארכיון דיגיטלי שעומד בנספח ז'.

סריקה רגילה לא מספיקה. אנחנו מבצעים את התהליך המלא — סריקה, תיוג, אימות, ושמירה — כך שניתן להשמיד את הנייר בלי להישאר חשוף לביקורת.

למי זה מתאים

• עסקיםמשרדי עורכי דין, רואי חשבון, מרפאות, חברות שמחזיקות ארכיונים גדולים של מסמכים שצריך לשמור לפי חוק.
• משפחותאלבומי תמונות ישנים, מסמכים אישיים, מכתבים, תיעוד משפחתי שצריך לשמור לדורות הבאים.
• ארגוניםעמותות, ארכיונים מוסדיים, ארגונים עם תיעוד היסטורי שצריך לשמר ולהפוך לנגיש.